○和歌山県後期高齢者医療広域連合公文書整理保存規程
　　　　　　　　　　平成19年２月１日訓令第３号
　　　和歌山県後期高齢者医療広域連合公文書整理保存規程
　（趣旨）
第１条　この規程は、公文書の整理及び保存について必要な事項を定めるものとする。
　（定義）
第２条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定める
　ところによる。
　(１)　事務局　和歌山県後期高齢者医療広域連合事務分掌条例（平成19年和歌山県後期
　　高齢者医療広域連合条例第５号）に規定する事務局をいう。
　(２)　公文書　事務局において職員が職務上作成し、又は取得したものであって、事務
　　の処理を完結した次のものをいう。
　　ア　文書　起案文書、供覧文書、台帳、電算出力帳票等
　　イ　図画　地図、図面、ポスター等
　　ウ　写真　印画紙に焼き付けたもの（ネガフィルムを含む。）
　　エ　フィルム　映画フィルム、スライド、マイクロフィルム等
　　オ　電磁的記録　磁気テープ（ビデオテープ、録音テープ、フロッピーディスク等）、
　　　光磁気ディスク（ＭＯ等）、光ディスク（ＤＶＤ等）等
　（保存期間）
第３条　公文書の保存期間は、30年、10年、５年、３年、１年及び１年未満とし、保存期
　間の基準は、別表のとおりとする。ただし、法律等の規定により、特別の定めが設けら
　れている場合にあっては、当該定めによる。
２　前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる公文書については、保存期間の満了する
　日後においても、その区分に応じて当該各号に定める期間が経過する日までの間、保存
　期間を延長するものとする。この場合において、一の区分に該当する公文書が他の区分
　にも該当するときは、それぞれの区分に応じた期間が満了する日のうちいずれか遅い日
　までの間、保存するものとする。
　(１)　現に監査、検査等の対象になっているもの　当該監査、検査等が終了するまでの
　　間
　(２)　現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの　当
　　該訴訟が終結するまでの間
　(３)　現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるも
　　の　当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して１年間
　(４)　開示請求があったもの　開示等の決定の日の翌日から起算して１年間
　（保存期間の起算）
第４条　公文書の保存期間は、事務の処理が完結した日の属する年度の翌年度の４月１日
　から起算する。ただし、暦年ごとに整理する公文書の保存期間は、事務の処理が完結し
　た日の属する年の翌年の１月１日から起算する。
　（文書の整理）
第５条　事務局長は、文書（文書に添付された他の公文書を含む。）を同一の分類記号、
　簿冊番号、保存期間及び簿冊名ごとにファイル用具を用いて、整理するものとする。
２　前項の整理は、文書の性質上暦年ごとに整理する必要があるものを除き、会計年度ご
　とに行うものとする。
３　第１項の分類記号は、別に定める文書分類表を基準とする。
４　第１項の簿冊名は、分類記号の名称等を基準とし、簿冊の内容を適切に表示するもの
　とする。
５　第１項の簿冊番号は、事務局長がファイル用具ごとに指定するものとする。
６　前項の規定により指定する簿冊番号は、ファイル用具ごとに、異なる簿冊番号とする
　ものとする。ただし、分類記号、保存期間及び簿冊名が同一のファイル用具にあっては、
　この限りでない。
　（ファイル用具への記載事項等）
第６条　前条第１項の整理は、次により行うものとする。
　(１)　ファイル用具には、保存期間、分類記号、簿冊番号、所属年度（暦年ごとに整理
　　するものにあっては、所属年）、簿冊名及び所属名並びに保存期間が30年、10年、５
　　年、３年又は１年のものにあっては、廃棄年度を記載すること。
　(２)　ファイル用具には、件名目録（様式第１号）を付すること。
　（図画、写真、フィルム及び電磁的記録の整理）
第７条　事務局長は、図画、写真、フィルム及び電磁的記録を同一の分類記号、保存期間
　及び種類ごとに整理するものとする。
２　前項の整理は、原則として、会計年度ごとに行うものとする。
３　第１項の分類記号は、別に定める文書分類表を準用するものとする。
４　整理に当たっては、保存期間、分類記号、簿冊番号、所属年度、名称（簿冊名）及び
　所属名並びに保存期間が30年、10年、５年、３年又は１年のものにあっては、廃棄年度
　を表示するものとする。
　（公文書の保管等）
第８条　第５条第１項の規定により整理した文書は、次条の規定により書庫その他これに
　類する場所において保存するまでの間又は廃棄処分をするまでの間は、保管庫に収納し
　て保管し、保存期間１年以上のものにあっては、公文書管理目録（様式第２号）により
　常にその所在を明らかにしておくものとする。
２　前条第１項の規定により整理した図画、写真、フィルム及び電磁的記録は、廃棄処分
　をするまでの間は、一連番号を付した保管庫に収納して保管し、保存期間１年以上のも
　のにあっては、公文書管理目録（様式第２号）により常にその所在を明らかにしておく
　ものとする。
３　フィルム及び電磁的記録は、直射日光及び多湿の場所を避け、保護する容器に入れる
　など適切に保管し、保存期間中は記録を視聴取できるようにしておくものとする。
４　前２項に規定するもののほか、マイクロフィルム及び磁気的記録の保管等については、
　別に定めるところによる。
　（公文書の保存）
第９条　事務局長は、保存期間の起算日から１年を経過した公文書については、当該期間
　経過後、当該公文書の保存期間が満了するまでの間、書庫その他これに類する場所にお
　いて保存し、公文書管理目録（様式第２号）によりその保存場所を明らかにしておくも
　のとする。ただし、保存期間の起算日から１年を経過した後も事務局において保管する
　ことについて事務局長が認めた公文書については、この限りでない。
　（保存期間満了前の廃棄）
第10条　保存期間満了前に、公文書を廃棄してはならない。ただし、特別の理由があると
　きは、事務局長の承認を受け廃棄することができる。この場合においては、廃棄する公
　文書の名称（簿冊名）、簿冊番号、当該特別の理由及び廃棄した年月日を記載した記録
　を作成するものとする。
　（保存期間満了後の文書の取扱い）
第11条　事務局長は、その保管し、又は保存している公文書のうち、保存期間が満了した
　公文書は、適切に処分するものとする。ただし、保存期間が満了した公文書のうち、特
　に必要があると認める公文書は、期間を限り、引き続き保管し、又は保存するものとす
　る。
２　事務局長は、その保管し、又は保存する必要のなくなった公文書のうち、秘密が他に
　漏れる等特別の事情がある公文書については、焼却、裁断、消去その他適切な方法によ
　り処理をするものとする。
　　　附　則
　この訓令は、平成19年２月１日から施行する。
別表（第３条関係）

１　保存期間
　30年の公文
　書 

(１)　条例又は規則の制定又は廃案に関する文書 

(２)　告示又は公告に関する特に重要な文書 

(３)　訓令、通達その他内規に関する特に重要な文書 

(４)　法律、条例等の解釈、運用方針等に関する特に重要な文書 

(５)　広域連合長の事務引継書 

(６)　職員の任免賞罰に関する文書及び履歴書 

(７)　契約その他権利義務に関する特に重要な文書 

(８)　広域連合議会に関する重要な文書 

(９)　公有財産の得喪、変更、処分及び維持管理に関する特に重要な
　文書 

(10)　不服申立て、訴訟等に関する特に重要な文書 

(11)　重要施策等の計画及び実施に関する重要な文書 

(12)　統計、調査、研究等に関する特に重要な文書 

(13)　その他30年間保存の必要があると認められる文書 

(14)　前各号に該当する図画、写真、フィルム及び電磁的記録 

２　保存期間
　10年の公文
　書 

(１)　法律、条例等の解釈、運用方針等に関する重要な文書 

(２)　通達、通知その他内規に関する重要な文書 

(３)　不服申立て、訴訟等に関する重要な文書 

(４)　契約その他権利義務に関する重要な文書 

(５)　重要な事務事業の基本計画及び実施に関する文書 

(６)　統計、調査、研究等に関する重要な文書 

(７)　補助金等に関する重要な文書 

(８)　その他10年間保存の必要があると認められる文書 

(９)　前各号に該当する図画、写真、フィルム及び電磁的記録 

３　保存期間
　５年の公文
　書 

(１)　事務事業の計画及び実施に関する文書 

(２)　統計、調査、研究等に関する文書 

(３)　補助金等に関する文書 

(４)　会計上の諸帳簿及び証拠書類 

(５)　その他５年間保存の必要があると認められる文書 

(６)　前各号に該当する図画、写真、フィルム及び電磁的記録 

４　保存期間
　３年の公文
　書 

(１)　事務局長の事務引継書 

(２)　休暇簿、週休日振替簿等に関する文書 

(３)　その他３年間保存の必要があると認められる文書 

(４)　前３号に該当する図画、写真、フィルム及び電磁的記録 

５　保存期間
　１年の公文
　書 

(１)　事務事業の計画及び実施に関する軽易な文書 

(２)　統計、調査、試験研究等に関する軽易な文書 

(３)　課長の事務引継書 

(４)　各種連絡会議等に関する文書 

(５)　各種照会、回答等に関する文書 

(６)　その他１年間保存の必要があると認められる文書 

(７)　前各号に該当する図画、写真、フィルム及び電磁的記録 

６　保存期間
　１年未満の
　公文書 

(１)　随時発生し、短期に廃棄する文書 

(２)　１年以上の保存を要しない文書 

(３)　前２号に該当する図画、写真、フィルム及び電磁的記録 

様式第１号

様式第２号