○和歌山県後期高齢者医療広域連合議会事務規程
平成19年３月30日議会訓令第１号
改正
平成28年３月17日議会訓令第１号
和歌山県後期高齢者医療広域連合議会事務規程
（目的）
第１条 この規程は、和歌山県後期高齢者医療広域連合議会事務（以下「議会事務」とい
う。）の組織、事務処理その他必要な事項を定めることを目的とする。
（事務）
第２条 議会事務は、次のとおりとする。
(１) 議長及び副議長の秘書に関すること。
(２) 儀式、交際及び接遇に関すること。
(３) 議員の履歴、報酬、費用弁償及び福利厚生に関すること。
(４) 公印に関すること。
(５) 文書の収発及び保存に関すること。
(６) 法規に関すること。
(７) 会議の運営に関すること。
(８) 議案等の整理及び配布に関すること。
(９) 会議録の調製に関すること。
(10) 議決、決定事項の証明、報告及び通知に関すること。
(11) 会議の傍聴に関すること。
(12) 所管の広報・広聴に関すること。
(13) 法令、議案その他事案の調査・研究に関すること。
(14) 議員提出議案に関すること。
(15) 議長の特命調査に関すること。
(16) 資料及び情報の収集・整理に関すること。
（職制）
第３条 議会に書記長及び書記を置く。
（職務権限）
第４条 書記長は、議長の命を受けて、議会事務を掌理し、書記を指揮監督する。
２ 書記は、上司の命を受けて担任事務を処理する。
（職務代理）
第５条 書記長に事故があるとき、議長の指定する書記がその職務を代理する。
（事務の決裁）
第６条 すべての事務は、この規程に特別の定めのあるもののほか、議長の決裁を受けな
ければならない。
（専決）
第７条 書記長は、次に掲げる事項について、それぞれ所管事務を専決することができる。
ただし、特命事項又は重要若しくは異例に属する事項については、この限りではない。
(１) 事務事業の企画及び調整に関すること。
(２) 定例的な儀式及び表彰に関すること。
(３) 広報・広聴に関すること。
(４) 通達、通知、照会その他文書に関すること。
(５) 可決された意見書及び決議書の送付に関すること。
(６) 会議録の配布に関すること。
(７) 書記の旅行命令に関すること。
(８) その他軽易な事項の処理に関すること。
（収受文書の処理）
第８条 議会事務に到達した文書は、書記において収受し、次に定めるところにより処理
しなければならない。
(１) 文書（親展文書その他開封を不適当と認めるものを除く。）は、開封のうえ、当
該文書の右下部余白に受付印（様式第１号）を押し、文書処理簿（様式第２号）に記
入を行う。ただし、次に掲げる文書については、受付印の押印を省略することができ
る。
ア 定期刊行物及び広告物
イ 案内状
ウ あいさつ状及び礼状
エ その他収受年月日を記載しておく必要のないもの
(２) 通貨、金券、有価証券、物品等の添付してあるものは、文書の余白にその旨を記
入して受渡しを明らかにすること。
(３) 親展文書は、封筒に受付印を押し、名あて人に直ちに配布すること。
２ 書記は、親展文書以外の文書を受けたときは、直ちにこれを閲覧し、起案又は閲覧さ
せる等適当な処置をとらなければならない。ただし、特に重要又は異例の文書について
は、議長の指揮を受けなければならない。
（電話その他の処理）
第９条 電話、電報等をもって照会、回答、報告その他の連絡があったときは、重要な事
項については、その要領を摘記し、前条に準じて処理しなければならない。
（文書の発信者名）
第10条 文書の発信者名は、議会名及び議会議長名を用いなければならない。ただし、軽
易な文書その他書記長によることが適当な文書については、書記長名を用いることがで
きる。
（起案の方式）
第11条 文書の起案は、紙により起案し、及び回議するものとする。
２ 文書を起案する場合には、起案様式（様式第３号）を標準とする。
（簡易処理）
第12条 前条の規定にかかわらず、収受した文書のうち次の各号に該当するものにあって
は、当該各号に定めるところにより処理するものとする。
(１) 報告、届け、事務連絡等で処理を要しない文書は、直ちに簡易処理（主務者の氏
名、供覧を行った日付、分類記号、簿冊番号、保存期間その他必要な事項を記載して
処理するものをいう。次号及び第３号において同じ。）により関係者に供覧する。
(２) 事務の性質により直ちに処理できないものは、当該理由、処理予定年月日、処理
方針等を記して簡易処理により一応供覧（事務の処理方針等について、あらかじめ決
裁権者の決裁を受けることをいう。）に供する。
(３) 公印の押印を必要としない軽易な回答等を求められたものは、当該回答案等を添
付して簡易処理により決裁権者の決裁を受ける。
（決裁順序及び合議）
第13条 起案又は供覧の文書は、書記長を経て議長に提出する順序によって決裁又は閲覧
を受けなければならない。
（未処理文書の調査）
第14条 書記長は、常に文書の処理状況を調査し、事務の停滞を来たすことのないように
しなければならない。
（文書の記号及び番号）
第15条 文書の記号は、「和広議」を冠したものを用いるものとする。
２ 文書の番号は、文書処理簿により、会計年度ごとに一連番号とし、当該文書が完結す
るまで同一番号とする。
（規則等の番号）
第16条 規則、告示及び訓令は、令達番号簿（様式第４号）によりそれぞれの種別に従い
年間を通じて、一連番号を付けなければならない。
（公印）
第17条 発送する文書は、書記において原義書と照合確認し、公印を押さなければならな
い。ただし、軽易な文書については、公印を省略することができる。
（未処理文書の整理保管）
第18条 未処理文書は、常に一定の場所に整理保管し、関係者が不在の場合でも処理の経
過が判明するように適切な配慮が加えられなければならない。
（処理済文書の整理保管）
第19条 処理済み文書は、書記において、次に定めるところにより第21条に規定する保存
期間等に従って一定の簿冊に編てつしなければならない。
(１) 簿冊の背表紙には、保存期間、分類記号、簿冊番号、所属年（会計年度によって
編てつするものにあっては、所属年度）、簿冊名、所属名、及び保存期間が20年、10
年、５年、３年又は１年のものにあっては、廃棄年を記載すること。
(２) 簿冊には、件名目録（様式第５号）を付すること。
２ 前項の規定により編てつした文書は、廃棄処分するまでの間は、一連番号を付した保
管庫に収納し、公文書管理目録（様式第６号）により常にその所在を明らかにしておか
なければならない。
（文書の保存）
第20条 書記は、保存期間の起算日から１年を経過した文書については、当該文書の保存
期間が満了するまでの間、書庫等において保管しなければならない。
（保存期間等）
第21条 文書の保存期間は、20年、10年、５年、３年、１年及び１年未満とする。
２ 保存期間を20年、10年、５年、３年、１年及び１年未満とする文書は、別表のとおり
とする。
３ 文書の保存期間は、文書の編てつが暦年によるものは、翌年１月１日から、会計年度
によるものは翌年度の４月１日からそれぞれ起算する。
（その他）
第22条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は議長が定める。
附 則
この訓令は、平成19年３月30日から施行する。
附 則（平成28年３月17日議会訓令第１号）
この訓令は、平成28年４月１日から施行する。
別表（第21条関係）
１ 保存期間20年の公文書
(１) 議案に関する文書
(２) 告示又は公告に関する特に重要な文書
(３) 訓令、通達その他内規に関する特に重要な文書
(４) 議長の事務引継書
(５) 職員の任免賞罰に関する文書及び履歴書
(６) 契約その他権利義務に関する特に重要な文書
(７) 監査等に関する重要な文書
(８) 審査請求、訴訟等に関する特に重要な文書
(９) 統計、調査、研究等に関する特に重要な文書
(10) その他20年間保存の必要があると認められる文書
(11) 前各号に該当する図画、写真、フィルム及び電磁的記録
２ 保存期間10年の公文書
(１) 通達、通知その他内規に関する重要な文書
(２) 審査請求、訴訟等に関する重要な文書
(３) 契約その他権利義務に関する重要な文書
(４) 統計、調査、研究等に関する重要な文書
(５) その他10年間保存の必要があると認められる文書
(６) 前各号に該当する図画、写真、フィルム及び電磁的記録
３ 保存期間５年の公文書
(１) 統計、調査、試験研究等に関する文書
(２) 会計上の諸帳簿及び証拠書類
(３) その他５年間保存の必要があると認められる文書
(４) 前３号に該当する図画、写真、フィルム及び電磁的記録
４ 保存期間３年の公文書
(１) ３年間保存の必要があると認められる文書
(２) 前号に該当する図画、写真、フィルム及び電磁的記録
５ 保存期間１年の公文書
(１) 統計、調査、研究等に関する軽易な文書
(２) 書記の事務引継書
(３) 各種照会、回答等に関する文書
(４) その他１年間保存の必要があると認められる文書
(５) 前各号に該当する図画、写真、フィルム及び電磁的記録
６ 保存期間１年未満の公文書
(１) 随時発生し、短期に廃棄する文書
(２) １年以上の保存を要しない文書
(３) 前２号に該当する図画、写真、フィルム及び電磁的記録
様式第１号（第８条関係）
省略
様式第２号
様式第３号
様式第４号
様式第５号
様式第６号
